Voka Oost-Vlaanderen verenigt ruim 3.000 ondernemingen vanuit vier kantoren in Gent, Dendermonde, Aalst en Oudenaarde. Om te streven naar een volledig digitale werkplek én een voorbeeld te zijn voor andere organisaties, investeren ze volop in IT en tools om nog beter online samen te werken.
Katrien Moens, verantwoordelijke Finance, controlling & IT: “Als IT niet meer werkt, zitten onze 50 medewerkers met hun vingers te draaien. Vroeger konden ze nog enkele administratieve taken doen, maar die periode ligt achter ons. IT is dus essentieel. We willen digitaal en dus paperless werken. IT moet onze medewerkers enablen om flexibel te werken, op elke plaats en op elk moment. Zodat je bijvoorbeeld geen lange verplaatsingen moet maken om samen een document te overlopen.”
Steven Van de Walle, IT coordinator: “In de toekomst zullen we nog veel meer op diverse locaties werken en met verschillende devices. Onze achterliggende motor was hier niet op uitgerust. Alles verliep te traag, was omslachtig, documenten zaten verspreid, enzovoort. We hadden nood aan gebruiksvriendelijke tools waarmee we nog beter online konden samenwerken.”
Meedenken
Katrien: “We zochten hierbij in de eerste plaats naar Microsoft-oplossingen, want we gebruikten al Microsoft Office en Microsoft Dynamics CRM. En we vinden het belangrijk dat alle tools vlot met elkaar kunnen praten. Begin 2016 kwamen we in contact met Orbid. We kregen uitleg over de verschillende tools en waren al snel overtuigd van de meerwaarde van Microsoft Office365, OneDrive en Skype for Business. De implementatie verliep heel vlot en sinds de zomer gebruiken we al de tools. We zijn heel tevreden over de samenwerking. Orbid is een IT-partner die echt meedenkt. We hebben samen bekeken hoe we online samenwerken best konden realiseren bij Voka.”
Tijdswinst
Steven: “Dankzij Office365 kan iedereen nu overal vlot aan zijn mails. Via Skype for Business kan je online chatten met je collega’s, en online meetings houden waarbij het eenvoudig is om je scherm te delen. Handig om snel een document samen te overlopen of een presentatie te geven zonder dat je je moet verplaatsen naar bijvoorbeeld centrum Gent. De tools bieden dus een grote tijdswinst. Daarnaast zijn er ook minder frustraties omdat alles nu vlotter en sneller werkt.”
Katrien: “2016 was voor ons een heel druk IT-jaar, met naast Office365 en Skype for Business ook updates van Dynamics CRM, Navision, een nieuwe website en grote investeringen in hardware. In 2017 willen we deze tools volop intern promoten, en ons voorbereiden voor de volgende stappen. Zo zal Orbid opleidingen voor Skype4Business geven, en bekijken we de mogelijkheden van Microsoft SharePoint.”
Meer info?
Bezoek de website van Voka Oost-Vlaanderen.
Interesse in Office 365, Skype for Business of SharePoint? Neem gerust contact op met onze experten, wij helpen u graag verder.