Collaboration tools zoals Microsoft Teams helpen organisaties om medewerkers vlot te laten samenwerken vanop eender welke locatie. Of het nu gaat om bellen, chatten, online videomeetings, schermdelen of samenwerken op documenten: dankzij Microsoft Teams kunnen uw mensen 1-op-1 of in teams virtueel samenwerken.
Maar hoe zorgt u ervoor dat elke medewerker graag én op de juiste manier werkt met deze tools? Een vlotte implementatie gaat niet van de ene dag op de andere, maar moet u gestructureerd aanpakken. Bent u in deze crisistijden plots overgeschakeld op dergelijke tools? Ook dan kan u vandaag best practices toepassen om de user adoption te optimaliseren.
Bekijk onze webinar
Volgens plan
Een nieuwe tool of oplossing in uw organisatie implementeren gaat niet van de ene dag op de andere. Het optimaal gebruik ervan is pas mogelijk wanneer een grondig en doordacht implementatieplan tot stand is gekomen. Een goede voorbereiding is key om tot een succesverhaal te komen en de tool deel te laten uitmaken van het dna van de organisatie, zeker bij digitaal samenwerken.
Elk bedrijf kan nieuwe tools uitrollen, maar het doel is om alle gebruikers binnen uw bedrijf bewust te maken dat deze verandering noodzakelijk. En dat ze deze tools dus ook graag en op de juiste manier gebruiken. Bewustzijn creëren en vergt tijd en geduld.
Vaak heerst bovendien de perceptie dat nieuwe tools of software implementeren een IT-gebeuren is. Dit klopt niet, het is meer dan IT. User adoption is een vraagstuk die de hele organisatie betrekt. Voor een succesverhaal is het belangrijk om te vertrekken vanuit het proces, niet vanuit de tools.
Focus op ambassadeurs en betrokkenheid
Om te spreken van een vlotte implementatie is er nood aan uniforme afspraken, aanspreekpunten binnen de organisatie en duidelijkheid omtrent welke wensen en behoeften van de medewerkers ingevuld worden door dankzij deze tool.
Om de motor van de toolimplementatie actief te laten draaien, moeten medewerkers niet alleen kennis opdoen maar vooral enthousiast gemaakt worden. De beste manier om dat aan te pakken is door intern ambassadeurs aan te stellen, die fungeren als een projectteam. Zij moeten het aanspreekpunt zijn en mee de kar trekken. Voor hen mag de tool geen geheimen hebben zodat ze collega’s kunnen inspireren en informeren over de tool en zo het gebruik ervan stimuleren in verschillende teams.
Daarnaast speelt het managementteam een belangrijke rol. Ze helpen het plan van aanpak opstellen door prioriteiten toe te kennen, toe te zien op het budget en te kijken hoe ze er meer zakelijke doelen mee kunnen realiseren. Ze zien ook toe op een goede communicatie en of trainingen en infomomenten op regelmatige basis plaatsvinden. En natuurlijk moet het management het goede voorbeeld geven en mee zorgen voor betrokkenheid.
Roadmap voor implementatie
De belangrijkste stap om tot een succesvolle implementatie te komen is door doelstellingen of scenario’s te formuleren. Daarin is het interessant om te kijken naar vragen zoals “Wat is de beste manier om te communiceren?”, “Waar zijn de bestanden terug te vinden?” en “Hoe kunnen we kennis over de tool overbrengen naar de medewerkers?”.
Om de doelstellingen te formuleren vertrekt u best vanuit de behoeften, wensen en frustraties van de medewerkers. Dan maken we samen een vertaalslag naar de beste applicatie. Bij Orbid werken we met Microsoft Office 365 (Teams).
Wanneer de doelstellingen geformuleerd zijn en de applicatie gekozen is, starten we met het opstellen van een stappenplan om geleidelijk aan het gebruik van de tool te implementeren. Het is van groot belang om goed te blijven communiceren en vooral te communiceren vanuit de organisatie, op verschillende manieren. Het is belangrijk om continu te evalueren en bij te sturen. Welke medewerkers of teams gebruiken de tool niet? Hebben ze nood aan extra training of hulp? Zo slaagt u erin om alle medewekers mee te krijgen in het verhaal van digitaal samenwerken.
Interesse?
Wilt u meer weten over User adoption of Microsoft Teams? Bekijk dan onze gratis webinar of contacteer dan gerust onze experten, wij helpen u graag verder. Bekijk hier alvast het verhaal van Zorg-Saam.
Bekijk onze webinar Contacteer ons