Nu een groot deel van de bedrijven volop telewerkt worden allerhande tools gebruikt om dit mogelijk te maken. Microsoft Teams, onderdeel van Microsoft 365, is een communicatie- en samenwerkingsplatform van Microsoft dat chatmogelijkheden, videoconferentie, bestandsopslag en integratie van applicaties samenbrengt. We krijgen steeds meer vragen binnen over het gebruik van Microsoft Teams. Hieronder vindt u de meest gestelde vragen over Teams.
Hoe werkt Microsoft Teams?
Microsoft Teams biedt tal van mogelijkheden waardoor u efficiënt kan samenwerken. Op onze website vindt u een overzicht, met een link naar een interactieve demo.
Ontdek de mogelijkheden van Teams
Wat is het verschil tussen Chats/Skype en Microsoft Teams?
Via tools zoals Skype for Business kan u bellen, chatten, videogesprekken voeren, bestanden delen, uw beschikbaarheid meegeven, enzovoort. Deze functionaliteiten zijn voornamelijk gericht op een-op-een gesprekken, hoewel u natuurlijk ook gesprekken met meerdere personen tegelijk kan voeren. Op termijn zal Skype for Business verdwijnen.
Microsoft Teams is de grote broer van Skype for Business, beide zijn onderdeel van Office 365. Het biedt dezelfde functionaliteiten, maar gaat nog veel verder. Deze app creëert in essentie virtuele samenwerkingshubs. Net zoals in Skype kan u er een-op-een maar ook in team online overleggen via chat, audio of video. Daarnaast kan u samenwerken aan bestanden, (een historiek van) conversaties raadplegen, en er andere Microsoft-apps aan koppelen zoals Planner, OneNote en SharePoint. Eigenlijk kan u uw werkdag starten en eindigen in Teams, want het omvat alle nodige tools.
Update: Microsoft stopt binnenkort met Skype for Business Online. Iedereen die deze tool gebruikt, zal moeten overstappen naar Microsoft Teams. Skype for Business On-Premise blijft wel bestaan.
Download hier onze handleiding van Microsoft Teams
Kan ik online meetings houden met een volledig team? En met externe personen?
U kan in de Teams-app of in Outlook vlot een meeting opzetten met eender welk team. Dan kan u in de meeting kiezen voor verschillende opties zoals audio, video, het blurren van de achtergrond, uw micro (un)muten, bestanden delen, scherm delen, enzovoort. U kan evengoed via e-mail een invite sturen naar contactpersonen buiten de organisatie. Deze kunnen dan aan de meeting deelnemen via de mobiele app of via de browser.
Gebruik ik voor het bewaren en delen van documenten best Teams of SharePoint?
In Microsoft Teams kunt u per virtueel team en kanaal vlot documenten bewaren en simultaan bewerken.
Microsoft biedt verschillende tools aan voor het bewaren en bewerken van documenten. De keuze van de juiste tool hangt af van uw wensen en uw bedrijfsnoden. In grote lijnen kunnen we wel het volgende stellen:
- Onedrive gebruikt u in eerste instantie voor uw eigen documenten, die nog niet relevant zijn om centraal op te slaan. U kan deze uiteraard wel op een veilige manier delen.
- Teams is bedoeld voor collaboratie aan relevante team-documenten. Als u bijvoorbeeld een nieuwe bedrijfspolicy schrijft kan u daar eerst samen aan werken in Teams. Eens de policy klaar is kan u het document uit Teams halen en bijvoorbeeld op SharePoint plaatsen. In sommige gevallen kan u Teams wel gebruiken voor het delen van documenten met bijvoorbeeld de volledige organisatie.
- SharePoint gebruikt u onder andere als documentenbibliotheek. Hierbij bewaart u centraal alle documenten. In SharePoint heeft u ook heel wat features zoals het in- en uitchecken van documenten, versiebeheer, metatags, intranet-mogelijkheden, enzovoort. Teams is dus geen vervanger van SharePoint, maar vaak gaan we beide apps combineren.
Ontdek Microsoft SharePoint
Hoe kan ik een wildgroei aan ‘teams’ voorkomen? En ervoor zorgen dat iedereen de tool graag en op de juiste manier gebruikt?
In een normale situatie pak je de lancering van Microsoft Teams binnen uw organisatie op een gestructureerde manier aan, als een project. Het opbouw van de echte Teams-structuur en de onderliggende kanalen vraagt wat denkwerk en is afhankelijk van de organisatie.
Gezien de evoluties op het vlak van COVID-19 zijn vele organisaties plots met Teams aan de slag gegaan, en doen iedereen dit naar best vermogen. In dat geval kan u uw medewerkers bijvoorbeeld aan de slag laten gaan via de chat-functie om zo de tool beter en beter leren kennen. Voor de meeste is dit niet vreemd aangezien ze al Whatsapp of Facebook Messenger gebruiken. Het biedt een veilige haven om mensen te laten experimenteren, aangezien ze de chat-functies kennen dankzij Whatsapp of Facebook Messenger. Later kan je dan de tool en de andere teams-functionaliteiten verder gaan promoten.
Ontdek meer over user adoption van Microsoft Teams
Kan ik inbellen via een telefoonnummer op een online meeting?
Dat is zeker mogelijk. Microsoft Teams heeft een ‘dial in’-functie. Hiervoor moet u in Office 365 wel de add-on ‘Audio conferencing’ nemen. Eens u deze licentie heeft, zal het dial-in telefoonnummer automatisch toegevoegd worden aan de meeting invite. Deelnemers van de vergadering die inbellen hebben zelf dus geen licenties of andere instellingen nodig.
Kan ik Teams gebruiken op mijn gsm?
Microsoft Teams heeft een heel krachtige mobile app, met dezelfde functionaliteiten als de desktop app. Teams meetings kan u dus zonder probleem bijwonen met de Teams applicatie.
Hoe snel kunnen we starten met Microsoft Teams?
Het antwoord hierop hangt af van enkele factoren. Gebruikt uw organisatie bijvoorbeeld al Office 365 of niet? Wat zijn uw verwachtingen en waarvoor wilt u teams gebruiken? Zijn er andere technische uitdagingen die we moeten bekijken? De setup kan, afhankelijk van de antwoorden op deze vragen en uw persoonlijke wensen, snel gaan. Stel uw vraag gerust via [email protected] en we bekijken samen hoe we u zo snel en goed mogelijk kunnen verder helpen.
Meer info over Microsoft Teams?
Leest u graag verder over de voordelen van Microsoft Teams binnen uw bedrijf? Of bent u op zoek naar tips om productief thuis te werken? Ontdek dan volgende artikels.
Contacteer ons